采购常备,快速绘制采购流程图方法

2020-11-08 13:23:54 流程图
采购流程图也就是“采购”+“流程”+“图”,是企业采购活动执行过程管理的重要部分之一,合理的采购流程可以起到优化采购流程,提高采购效率,和降低采购成本节约资源的作用。那么采购流程图该如何快速绘制呢?

采购流程图用途:

采购流程图主要用来规划和记录企业或社团的物资采购,涉及供应商、采购部门、需求部门等多方交涉。采购流程图可以让各部门知道自己在采购流程中的作用,各司其职,通过对采购流程的控制和跟踪完善并优化物资采购管理,让整个过程更加透明化。
采购流程图用途

采购流程图绘制:

绘制方向
制作采购流程图时我们可以用泳道图的思维进行。泳道图是流程图的一种分类,属于UML活动图,能够直观的看出事件发生的部门,通过泳道(纵向条)区分出部门在流程中的发生的时间及顺序。
采购流程图绘制
绘制框架
对于泳道图来说缕清采购流程绘制泳道框架非常重要,关系到采购流程图是否直观详细不累赘。例如公司的采购需要经过需求部门、财政部门、采购部门、供应商这四个环节。那么此时在迅捷画图中找到能够作为泳道图框架的图形,通常情况下使用多个矩形即可组成流程图框架,为了美观还可以使用“高级--树状容器”作为框架使用。
绘制框架
采购流程
接下来根据泳道的基本框架添加好采购的流程,例如在采购时首先由需求部门:提出采购需求--填写采购表格--购买注意事项,然后将这些需求交到部门总监获得批准。需求部门“总监批准”采购需求后交给财政总监,并取得批准。
接着采购部门根据采购需求结合购买注意事项在供应商处购买并签订采购合同,并将采购信息记录交给需求部门,与此同时供应商执行合同内容并提供发票给采购部门。采购部门则结合采购信息记录和发票验收采购物品,并将发票和采购信息记录交给财政部门,然后将采购物品交给需求部门,之后由财政部门根据验收和接收采购物品的内容记录并修改库存,最后又财政部门结束此次采购需求。
通过上述采购流程的描述就能很轻易的把流程加入到用到框架内。
采购流程
保存流程图
采购流程图制作好后可以将其保存为jpg、png或pdf等文档格式,并且可以使用保存功能将流程图保存到账号的云端,便于下次查阅。
保存流程图

流程图模板:

除了自行制作流程图外还可以借助预置的模板进行,查找模板时可以根据分类查找同类型模板,或根据关键词搜索相关模板。但是不管是自行制作还是借助模板,需要注意的是结合实际情况进行。
流程图模板
以上就是采购流程图的绘制方法了,对于流程图的制作来说绘制思绪是非常重要的,因此尽量先理清大致思路再进行作图。而在绘制泳道图时建议把同部门流程编辑为统一颜色,便于区分部门,让流程更加清晰。